Gantt free con Excel – gestire le risorse

gantt free con Excel - resource management
Ok, abbiamo creato il nostro Gantt con le date di start ed fine delle nostre attività, ma chi le esegue? Come possiamo attribuire con Excel le risorse ai task e come facciamo a capire se sono sovra assegnate? Non sarebbe bello avere un grafico che rappresenta quanto una risorsa è impiegata nel nostro progetto?

Riprendiamo il file Excel creato nel tutorial Gantt free con Microsoft Excel e completiamo la gestione delle risorse creando dei grafici del carico di lavoro.
 
Nell’esempio abbiamo scelto di utilizzare un massimo di sette risorse, ma con l’ausilio del VBA vedremo in seguito come poter aumentare questo numero.
Come per il tutorial precedente, utilizzeremo per questo lavoro la versione 2007 di Microsoft Excel, ma le istruzioni sono chiaramente applicabili alle versioni precedenti e successive.
Apriamo il file gantt-con-excel.xls già creato e scaricabile dal sito.
 
Nel foglio gantt è presente il raggruppamento delle risorse che possiamo aprire e chiudere attraverso il pulsante +/- che compare in alto. Come vediamo le risorse sono tutte non assegnate ai vari task. Scegliamo quindi di assegnare le risorse ai task mediante una “x” posta in corrispondenza del task da attribuire alla risorsa stessa.

Calcolare il carico risorse

Creiamo ora un nuovo foglio di lavoro che chiameremo Ris1. Il foglio di lavoro conterrà tutte le informazioni di carico della risorsa 1 e sarà strutturato come segue:

  • Posizioniamoci sulla cella A4 ed inseriamo la formula =gantt!A4 quindi trasciniamola fino alla cella A501 (la riga 501 è stata assunta anche nel foglio gantt come limite massimo per l’inserimento dei task, ma chiaramente possiamo aumentare questo numero trascinando tutte le formule sia del primo foglio che del foglio risorse)
  • Posizioniamoci sulla cella B3 ed inseriamo la formula =gantt!L3, quindi trasciniamola fino alla colonna IL dato che abbiamo assunto che il numero di colonne relative ai giorni del gantt è 245.
  • Posizioniamoci sulla cella B4 ed inseriamo la formula =SE(E(gantt!$E4<>””;gantt!L4<>””);1;0). Trasciniamo la formula prima in orizzontale e poi in verticale fino a coprire tutta l’area B4:IL501. Compariranno degli 1 e degli 0. La formula creata verifica infatti che contemporaneamente che la risorsa sia assegnata al task e che il giorno a cui si sta facendo riferimento sui uno di quelli in cui il task viene eseguito. Se entrambe le condizioni sono verificate, la formula restituisce 1 altrimenti 0.
  • Posizioniamoci sulla cella B2 ed inseriamo la formula =SOMMA(B4:B501). In questo modo facciamo la somma delle giornate equivalenti assegnate alla risorsa 1 nel giorno in esame. Trasciniamo la formula fino alla colonna IL.
  • Inseriamo quindi la disponibilità della risorsa nell’area B1:IL1. Questa è la disponibilità della risorsa nei 245 giorni considerati e può ovviamente non essere costante.

Variando i dati nel foglio gantt automaticamente Excel varierà di dati in questo foglio.

Grafici per risorsa

Ora creiamo un grafico che rappresenti i dati contenuti in questa tabella:

  • Selezioniamo l’area A1:IL2 e dalla scheda Inserisci clicchiamo sul pulsante Istogramma. Selezioniamo il primo tipo di istogramma (o quello di nostro gradimento).
  • Excel inserisce il grafico nel foglio di lavoro attivo, ma cliccando con tasto destro su di esso è possibile spostarlo su un nuovo foglio di lavoro che rinomineremo Carico Ris1.
  • Modifichiamo il grafico attraverso la scheda Strumenti grafico selezionando Nessuna dal menu Legenda ed inserendo il titolo del grafico dal menu Titolo del grafico.
  • Dalla selezione origine dati raggiungibile dal menu a tendina richiamabile con il tasto destro impostiamo le etichette dell’asse orizzontale facendo riferimento alle date contenute nel foglio Ris1 (=Ris1!$B$3:$IL$3).
  • Infine modifichiamo il tipo di serie corrispondente alla capacità, posizionandoci su una pila e selezionandola con tasto destro e quindi scegliendo l’opzione Cambia tipo di grafico serie… Dalla finestra che si apre scegliamo un tipo linea e confermiamo

Il grafico si aggiornerà automaticamente ad ogni cambiamento del foglio gantt.
 
Ripetiamo questa operazione per le altre risorse generando 7 fogli dati (Ris1, Ris2, Ris3, Ris4..) e sette grafici (Carico Ris1, Carico Ris2, Carico Ris3…). Nell’eseguire questa operazione dobbiamo porre attenzione a quali celle vengono fissate nella formula che andiamo a scrivere sulla cella B4. Per la risorsa 2, infatti, la formula sarà =SE(E(gantt!$F4<>””;gantt!L4<>””);1;0), per la risorsa 3 sarà =SE(E(gantt!$G4<>””;gantt!L4<>””);1;0) e così avanti.
 
Per rendere la cartella di lavoro più snella, infine, selezioniamo i fogli da Ris1 a Ris7 e nascondiamoli. Posizionandoci sulla scheda di uno di essi e cliccando con il tasto destro apparirà il menu dal quale sarà possibile nascondere i fogli o scoprirli all’occorrenza.
 
Il file è scaricabile da qui: gantt-con-excel2

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