Impara un efficacie metodo per risolvere ogni problema in 7 passi

Accorgimenti, consigli, modelli, metodi e strumenti per gestire le attività finalizzate a risolvere i problemi ed a raggiungere i risultati attesi.

L’approccio scientifico per gestire le attività, in particolare quelle attinenti al Problem Solving, si basa su 7 punti:

  1. individuare e definire il problema / argomento
  2. raccogliere i dati e le informazioni
  3. formulare le ipotesi delle possibili cause
  4. identificare le cause più probabili tra quelle identificate
  5. ricercare la soluzione e l’azione più efficacie
  6. attuare un piano d’azione
  7. verificare i risultati raggiunti.
  1. L’individuazione del problema/argomento
    La prima fase di lavoro: identificazione del problema
    consiste nel descrivere in modo chiaro e completo il problema e l’obiettivo di massima.
    Tra gli strumenti semplici più utilizzati vi è il Brainstorming ed il Diagramma di Flusso.
    Il problema o l’argomento deve essere descritto il più possibile, evitando descrizioni generiche o superficiali, ma analizzando gli aspetti principali e ricercandone le corrette e complete definizioni.
    Con problema si intende implicitamente il suo effetto.
    E’ necessario fare attenzione a non confondere l’effetto del problema con l’origine o la causa del problema.
  2. La raccolta delle informazioni
    La raccolta delle informazioni e dei fatti pertinenti al problema/argomento serve a:
  • provare l’esistenza del problema
  • inserire il problema nel contesto adeguato
  • identificare le cause del problema
  • stimare l’efficacia delle Azioni Correttive proposte.

E’ molto importante fare attenzione:

  • a livello individuale:
    • a non tralasciare i fatti scomodi
    • a non disperdersi nel cercare informazioni impossibili
  • a livello di gruppo:
    • a raccogliere tutte le informazioni utili
    • a discutere le informazioni
    • a verificare che si tratti di informazioni reali.

Non si deve incappare nell’errore di confondere i fatti con le opinioni.

I fatti servono a darci la misura dell’importanza di un problema.
Per questo motivo i fatti vanno espressi, per quanto possibile, con dati quantitativi.
Per tale motivo la loro attendibilità e veridicibilità deve essere verificata con attenzione e puntualità.

  • Formulare le ipotesi delle cause possibili
    Questa operazione è strettamente legata alla successiva e consiste nel formulare le ipotesi più plausibili delle cause
  • La ricerca e l’identificazione delle cause più probabili
    La seconda fase di lavoro: analisi delle cause
    consiste nello sviluppare un quadro completo di tutte le possibili cause del problema e nel trovare un accordo sulle cause principali che stanno realmente alla base del problema.
    Tra gli strumenti più utilizzati vi è il Brainstorming , il Diagramma Causa-Effetto ed il Diagramma di Correlazione.
    Non esistono modi semplici per risolvere problemi complessi, ma i seguenti semplici accorgimenti sono di notevole aiuto:

 

  • suddividere il problema in sottoproblemi
  • ricorrere a modelli semplici per presentare le relazioni e le soluzioni
  • utilizzare sempre documenti scritti.
  • Ricerca della soluzione
    Ogni decisione implica almeno DUE alternative fra cui scegliere.
    Ad ogni alternativa è associato un valore atteso ed una incertezza nei risultati attesi.
    Il Processo Decisionale, presuppone di dover scegliere tra diverse possibilità evitando di incappare nell’errore di preferire il proprio giudizio soggettivo.
    E’ molto utile tenere presente i seguenti consigli :

    • non attribuire troppa importanza alle esperienze pregresse
    • creare molte idee e con foga ( tecnica di Brainstorming )
    • non criticare subito le alternative e astenersi dalla tentazione di decidere subito
    • scrivere sempre le idee.

    La tecnica del brainstorming si basa sui seguenti principi :

    • non giudicare le idee
    • non controllarsi
    • tanto più, tanto meglio
    • sviluppo delle interrelazioni.

    Una volta raccolte ed elencate tutte le possibili soluzioni, si devono identificare le più importanti e risolutive, ossia quelle poche che comportano la risoluzione della maggior parte del problema, il 20 che vale 80.
    Tra gli strumenti più utilizzati vi è il Diagramma di Pareto.
    Vi sono degli ostacoli alla decisione, fra i principali vi è il Tempo.
    E’ fondamentale imparare a controllare il modo in cui si usa il tempo.
    Il tempo è una RISORSA che non si gestisce, la si USA.

    I consigli utili per un buon uso del tempo sono :

    • fare il piano di lavoro della giornata
    • identificare i Ladri di Tempo
    • Delegare agli altri.

    Un buon decisore NON:

    • minimizza le conseguenze negative
    • trascura il giudizio altrui
    • minimizza la responsabilità personale.

    Regola: per diventare un buon decisore si deve essere disposti ad imparare.

  • Piano di azione
    Il piano di azione consiste nel definire “chi fa che cosa e per quando“.E’ basato sulla semplice regola di scadenzare le attività in sottoattività con date di esecuzione e con i nomi delle persone responsabili delle attività.
    Tra gli strumenti più utilizzati vi è il Diagramma di Gantt. Come realizzare un diagramma di Gantt.
  • Verifica dei risultati
    La verifica dei risultati consiste nel verificare se le attività intraprese stanno conseguendo i risultati attesi.
    Il consiglio è di non attivare troppe azioni contemporaneamente altrimenti si corre il rischio di non riuscire a correlare azione ed effetto, con l’impossibilità di capire cosa sta permettendo di raggiungere il risultato.
    Infine i risultati devono essere confrontati con gli obiettivi stabiliti all’inizio, per decidere se il problema si può ritenere risolto o se si devono intraprendere altre azioni, secondo la logica del PDCA o Ruota di Deming.


Immagine: FreeDigitalPhotos.net
 

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