Come redigere un progetto di miglioramento in 7 passi

Create a Project for Improvement

Guida alla realizzazione ed alla conduzione dei progetti di miglioramento, basata sulle tecniche del problem solving.
Spiegazione per la compilazione della scheda di un progetto di miglioramento.

Il miglioramento, sia esso della qualità di un prodotto, di un servizio, di un processo o della propria vita, è un processo che si realizza gradualmente, ricorrendo ad appropriati strumenti.
Uno tra gli strumenti più efficaci e semplici è la SCHEDA “PROGETTO DI MIGLIORAMENTO“ che puoi scaricare dal sito.

Il progetto deve sempre essere relativo ad un problema del quale si è programmata la soluzione e va affrontato analizzando i dati di partenza, dando peso ai pochi fattori importanti, trascurando i tanti dati non importanti e parlando solamente con i fatti alla mano .

Il progetto di miglioramento ha una doppia finalità :

– riveste il ruolo di azione correttiva, nel momento in cui si utilizza per sanare una situazione esistente
– riveste il ruolo di azione preventiva, nel momento in cui si utilizza per modificare e prevenire delle situazioni a rischio.

E’ molto importante che il Progetto di  miglioramento  venga sviluppato seguendo una certa logica, possibilmente la stessa tra tutti coloro che ne realizzano all’interno dell’organizzazione, e utilizzando dei documenti specifici che dovranno essere compilati secondo ben definiti criteri.

Definizione del progetto

Il progetto di miglioramento deve possedere e rispettare le seguenti caratteristiche :

  • DEVE AVERE UN TEMA SPECIFICO DA TRATTARE
  • DEVE AVERE UNO O PIU’ OBIETTIVI BEN DEFINITI DA RAGGIUNGERE
  • PREVEDE UNA PERSONA O PIU’ PERSONE CHE HANNO IL COMPITO DI PORTARE A TERMINE IL PROGETTO
  • CONTEMPLA L’APPLICAZIONE DI APPROPRIATI STRUMENTI E METODI DA PARTE DELLE PERSONE INTERESSATE
  • RICHIEDE IL RISPETTO DI PROCEDURE PER LA SUA CONDUZIONE
  • HA UN TEMPO LIMITATO PER IL SUO COMPLETAMENTO ( SCADENZA )
  • PREVEDE LA VERIFICA DEI RISULTATI RAGGIUNTI.

Metodo scientifico di risoluzione dei problemi o  Problem Solving

Le tecniche del  problem solving   sono basate sull’attuazione dei seguenti 7 punti cardine:

1. individuazione e definizione del problema
2. raccolta dei dati e delle informazioni
3. formulazione delle ipotesi di cause possibili
4. identificazione della causa o delle cause più probabili
5. ricerca della soluzione e delle azioni correttive più efficaci
6. attuazione di un piano d’azione
7. verifica dei risultati con la raccolta dei dati di monitoraggio.

Struttura e compilazione della scheda

La scheda “progetto di miglioramento “(disponibile al seguente link: Scheda Progetto di Miglioramento) è composta da 7 pagine che hanno la funzione specifica di rappresentare, tenere traccia e documentare i lavori svolti durante la conduzione del progetto.
Seguendo i 7 passi guidati per la sua compilazione si possiede una semplice e facile guida per l’attuazione e la conduzione dei progetti di miglioramento.

PRIMA PAGINA

Il contenuto della prima pagina deve fornire tutte le informazioni necessarie all’individuazione ed alla comprensione degli argomenti trattati senza dover leggere l’intero progetto:

  • : numero progressivo che viene assegnato al Progetto di miglioramento
  • REPARTO/AREA: indica il Reparto o l’Area interessati dal problema
  • TITOLO: riporta sinteticamente l’argomento interessato dal progetto
  • DATA DI INIZIO: permette di collocare nel tempo il progetto
  • CAPO PROGETTO: può non avere nessun incarico nel progetto, deve essere il coordinatore ed il garante del rispetto delle procedure e dello stato di avanzamento.
  • Il suo strumento principale è la pagina n°4 “Programma e stato di avanzamento del progetto”.
  • Di sua competenza è anche la compilazione della pagina n°6 “Risultati e considerazioni conclusive”.
  • PARTECIPANTI AL GRUPPO DI LAVORO: elenco delle persone direttamente coinvolte nel Progetto di miglioramento.

SECONDA PAGINA

La seconda pagina contiene tutte le informazioni specifiche e di dettaglio relative al Progetto:

  • DESCRIZIONE DEL PROGETTO:  le macro fasi che portano al raggiungimento dell’obiettivo e ciò che ci si aspetta da questo
  • OBIETTIVO: la rimozione delle cause e quindi del loro effetto
  • RISORSE: macchine, materiali, metodi e le persone (manpower) che vengono coinvolti ( le 4 M)
  • DURATA PREVISTA: questa informazione è fondamentale affinché il Progetto non si perda nel tempo.
  • E’ fondamentale, per la buona riuscita del progetto, stabilire una scadenza il più possibile realistica e renderla nota a tutti i partecipanti al Progetto.

TERZA PAGINA

La terza pagina fornisce tutte le informazioni relative ai partecipanti al gruppo di lavoro.
Al suo interno vengono riportati i dati necessari alla loro individuazione, anche a distanza di tempo, e vengono definiti dettagliatamente i compiti di ciascuno nell’ambito del progetto.

QUARTA PAGINA

La quarta pagina descrive il programma e lo stato di avanzamento del Progetto.
Tutte le fasi del Progetto devono essere numerate ( interventi previsti ), deve essere indicato il responsabile di ogni singola fase, la data di inizio della fase, quella prevista per la chiusura della fase e quella della chiusura effettiva.
E’ importante che al termine di ogni fase venga riportata una breve descrizione dei risultati ottenuti per poter dare inizio agli interventi successivi nella maniera più corretta.

QUINTA PAGINA

Ogni responsabile degli interventi riportati a pagina n° 4 deve avere una sua copia di questa pagina su cui deve riassumere ciò che è stato fatto, da lui o da chi per lui, in relazione a quanto richiesto.
La colonna delle “Variazioni” ha la funzione di “indice” attraverso cui è possibile individuare rapidamente i punti più significativi della fase, quelli in cui sono emerse le considerazioni più importanti.

SESTA PAGINA

Ogni incontro, ogni riunione deve essere verbalizzata in modo sintetico

SETTIMA PAGINA

l’ultima pagina deve essere compilata dal  Capo Progetto  che deve riportarne l’esito a consuntivo, cioè dopo aver valutato tutti i dati ottenuti dalla verifica dei risultati del progetto, anche a distanza di tempo.


Immagine: renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

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