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The Success on Project Management

Come gestire progetti di successo!

Molti di noi non vedono loro stessi come project manager, eppure i progetti in azienda coinvolgono noi e le nostre organizzazioni ogni giorno. La modifica di un lay-out, l’implementazione di una nuova linea, la costruzione di un nuovo reparto, la modifica dell’organizzazione sono alcuni esempi di progetti che ci possono coinvolgere. I sette elementi fondamentali per la buona riuscita di un progetto sono:

  1. Definizione dell’obiettivo
  2. Ricerca dello sponsor
  3. Definizione del capo progetto
  4. Identificazione del Team di progetto
  5. Coinvolgimento del cliente o dell’utilizzatore
  6. Definizione del piano di progetto
  7. Controllo
  1. Definizione dell’obiettivo Il primo passo verso il successo di un progetto è la definizione dell’obiettivo. Solo con una maggiore attenzione all’attività iniziale di analisi e progettazione è possibile effettuare una definizione precisa degli obiettivi e ridurre una della principali cause di fallimento dei progetti: l’errata definizione dell’obiettivo che affligge alcuni alcuni ambiti in modo particolare
  2. Ricerca dello sponsor Il secondo passo è avere il supporto del management per il completamento del progetto. Questo non significa inviare o ricevere e-mail che informano dell’importanza dei vari progetti in corso, ma avere il supporto dei senior manager che devono poter controllare lo stato di avanzamento periodicamente ed avere nei loro obiettivi annuali il successo del progetto.
  3. Definizione del capo progetto Il terzo elemento è avere un capo progetto, preferibilmente un manager che sia investito del successo del progetto. Il project manager deve essere coinvolto e capire come risolvere proattivamente i conflitti ed i problemi che si presentano. Questa persona deve saper gestire le risorse siano esse membri del team, clienti, fornitori e capi.
  4. Identificazione del team di progetto Il quarto elemento è molto critico e concerne l’identificazione delle persone che compongono il team. I rischi sono solitamente duplici. Tipicamente si commette l’errore di caricare una risorsa molto capace di un lavoro extra sperando che questa sia in grado di portarlo a termine oppure si ripartisce il lavoro su risorse non adatte che riusciranno a giungere ad alcuna conclusione positiva. Entrambe le soluzioni rendo la buona riuscita del progetto un impresa molto ardua. Nel primo caso, la risorsa cercherà tipicamente di portare a termine tutti i lavori assegnati ma con risultati probabilmente non all’altezza delle aspettative o non nei termini previsti. Nel secondo caso, solitamente i task non sono proprio eseguiti ed il project manager perderà tempo per capire le difficoltà incontrate e cercare di risolverle. Il rischio diventa maggiore se si considera anche che queste persone possono fare dei danni invece di portare dei risultati e che spesso ci si accorge del risultato dopo molto tempo.
  5. Coinvolgimento del cliente o dell’utilizzatore Il quinto elemento consiste nel coinvolgere i clienti o gli utilizzatori al momento opportuno. Spesso i progetti vengono sviluppati senza considerare le reali esigenze del cliente interno o esterno all’azienda e si incorre progetti che non si concludono o sono fuori budget. Va ricordato che lo sponsor principale è l’utente finale del nostro lavoro, se questo non è soddisfatto e convinto il risultato del lavoro sarà presto accantonato.
  6. Definizione del piano di progetto In questo contesto definiamo il piano di progetto come le attività operative di seguito elencate:
    1. Creare un elenco attività e una struttura funzionale del progetto (Work Breakdown Structure – WBS
    2. Immettere le durate delle attività o il lavoro stimato
    3. Creare dipendenze tra attività
    4. Assegnare risorse
    5. Definire i costi delle attività

    Il piano di progetto deve adeguarsi al contesto e al tipo di progetto per il quale è pensato. Un progetto può essere interno o commissionato da un cliente, può coinvolgere più aziende, può richiedere l’intervento di più aree aziendali o di una soltanto. Il dettaglio delle attività e le modalità di gestione delle risorse sono elementi che assumono rilevanza in questa fase (contenuti del piano di progetto), infatti spingersi ad un livello di dettaglio troppo elevato può diventare controproducente, rendendo troppo oneroso il controllo dell’avanzamento e dei costi. A supporto di questa operazione ci sono una serie di software in commercio che possono assistere il lavoro del project manager e del team di progetto. Negli ultimi anni si è assistito ad un continuo sviluppo dei software di PM, anche se le metodologie di base e gli algoritmi di supporto rimasti pressoché gli stessi. Lo sviluppo dei prodotti si è infatti focalizzato principalmente su elementi di comunicazione e di rendicontazione del progetto anche in relazione al fatto che spesso ci si trova a gestire attività a distanza elevata ed il feedback diventa cruciale. In sintesi, un piano di progetto serve per:

    1. definire un progetto
    2. accordarsi con i committenti
    3. pianificare, gestire e controllare il progetto
    4. comunicare con le risorse
    5. valutare rischi e imprevisti

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