il sistema di Project Management

Il Sistema di Project ManagementCome mai i nostri progetti non arrivano alla conclusione sperata e perché non riusciamo a far procedere le attività come pianificate? Le nostre risorse non hanno il tempo sufficiente per dedicarsi al progetto ed i documenti sono sempre uno diverso dall’altro? Questi problemi li vive ogni project manager!

Spesso le aziende si approcciano alle tematiche del Project Management con superficialità e con l’arroganza di poter raggiungere i risultati anche attraverso approcci disorganizzati. Solitamente in questi casi si ottiene come unico risultato una accozzaglia di progetti scoordinati e molta tensione sui Project Manager spesso impreparati e poco formati.

Un’azienda matura nella gestione dei progetti non può prescindere dall’avere un Sistema di Project Management che funzioni come una macchina bene oleata costituita dall’impiego di metodi e standard riconosciuti, da un’organizzazione strutturata e formata e da una piattaforma informatica di supporto.

Non basta definire degli obiettivi sfidanti ed introdurre qualche strumento!

L’errore più classico da evitare è pensare che gli strumenti di PM e qualche persona armata di determinazione e buona volontà possano risolvere tutti i nostri problemi o ancora peggio adottare strumenti non coerenti e non adeguati ai bisogni e alle caratteristiche del contesto, solo perché “il nome è noto”, “se ne sente parlare”, “è di moda” o ancora “dove ero prima funzionava benissimo”.

Al giorno d’oggi, ancora molte persone si avvicinano al Project Management più per moda che per reale necessità, o ancora peggio snobbano le procedure, le organizzazioni ben riuscite ed i metodi strutturati ritenendoli obsoleti, lenti, macchinosi e costosi.

La prima cosa è diffondere la cultura del PM introducendo i capisaldi di questa disciplina; quindi costruire o ricostruire gli standard i metodi e le pratiche facendole vivere al personale dell’Organizzazione che deve intenderle non come una costrizione ma come un faro guida verso il quale puntare e dal quale farsi sostenere nei momenti di maggior frenesia e confusione; solo a questo punto sarà sensato parlare di strumenti di Project Management e si potrà selezionare con oculatezza e senso pratico la miglior piattaforma applicativa.

In Italia c’era una famosa pubblicità che recitava “Hai, hai, hai.. Turista fai da te? .. Hai, hai, hai”. Mai come in questo campo dove i vincoli di tempo, risorse e costi sono spesso stringenti e dove la complessità non è tanto disegnare un Gantt ma scomporre il progetto, assegnare i ruoli alle persone (motivandole e supportandole) e disegnare un reticolo logico che determini la “consistenza logica” del nostro programma, vale lo slogan “Hai, hai, hai.. Project Manager fai da te? .. Hai, hai, hai”.

 

Cosa è il Project Management:

  • il project management è l’applicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi (fonte PMBOK, pubblicato da PMI)
  • “il project management è l’insieme delle attività volte alla realizzazione degli obiettivi di un progetto, ovvero il processo di pianificazione e gestione delle stesse” (fonte wikipedia)

Il PMI introduce il concetto di “progetto” che è l’elemento chiave per la distinzione di queste attività dai processi operativi di un’azienda.

Progetto: Il progetto può essere definito come uno sforzo limitato nel tempo e diretto a realizzare obiettivi specifici.

 

Cosa è un Sistema di Project Management:

È l’organizzazione che prevede la conduzione delle attività necessarie al raggiungimento di un obiettivo secondo un metodo operativo standard, persone coordinate, formate e dedicate al/ai progetti e strumenti di supporto operativo.

Le componenti di un sistema di PM, in ordine di importanza, sono:

  • Il metodo e/o lo standard ovvero i processi
  • Le persone adeguatamente formate e disponibili a cui rivolgersi
  • Gli strumenti e le piattaforme applicative

Sistema di Project Management - Gli elementi

Per fare un esempio possiamo dire che a livello sistemico non introdurremo capacità specifiche delle risorse come ad esempio la leadership che è un aspetto molto difficile da poter strutturare ma dovremmo essere molto accorti nella definizione di un metodo che guidi le persone che scegliamo per le loro caratteristiche.

Il sistema qualità dell’azienda spesso è un valido supporto nella fase di definizione del metodo infatti permette di definire chiaramente cosa deve essere fatto, chi lo deve fare, quando lo deve fare ed in generale tutti gli input e gli output dei processi aziendali.

 

Cosa è un Sistema informativo di Project Management:

Il Sistema Informativo di Project Management (SIPM) anche noto come Project Management Information System (PMIS) è definito come:

  • Un sistema che include sia sistemi automatici che manuali, con lo scopo di produrre, mantenere e distribuire le informazioni del progetto (fonte xpm.it).
  • Un sistema che consiste in cinque sottosistemi (di pianificazione, di informazione, di controllo, di gestione delle risorse umane e di agevolazione organizzativa) e in due elementi aggiuntivi (tecniche e metodologie, contesto culturale) (fonte David I. Cleland, “Defining a Project Management System”, Project Management Quarterly, Project Management Institute, Drexel Hill, PA, Dec. 1997)
  • Un sistema che permette di produrre, gestire e controllare le informazioni inerenti aspetti  tecnici e di rischio oltre al project management vero e proprio. In questa definizione si considerano aspetti quali il Sistema informativo e di controllo tecnico (gestione engineering, approvvigionamenti, produzione, collaudo e configurazione), il Sistema informativo e controllo di progetto (Pbs, pianificazione, schedulazione, gestione costi e contabilità) ed il Sistema Informativo e di controllo del rischio (garanzie della pianificazione e della qualità, affidabilità, manutenibilità e sicurezza). (John Jr. Tuman, “Development and implementation of Project Management Systems”, Project Management Handbook, 2nd Ed., New York, Van Nostrand Reinhold, 1988)

Intendendo il progetto come processo ed ignorando i prodotti che derivano da esso, un Sistema Informativo di Project Management è costituito da:

  • Documenti e procedure generati dal software di Project Management
  • Interfaccia di scambio dati con altre applicazioni per garantire l’omogeneità e la solidità dei processi aziendali

Sistema di Project Management - Il Software

Riepilogando:

  1. Per fare un buon Project Management è necessario aver analizzato, progettato e realizzato il Sistema di Project Managemet
  2. È necessario definire con cura Processi (Procedure), Persone/Ruoli/Enti, Strumenti/Mezzi
  3. Tra gli strumenti e mezzi possiamo considerare il Sistema Informatico di Project Management
  4. Il sistema informatico di Project Management è molto più che un software

Sistema di Project Management - Struttura degli elementi

Ma, quali sono le caratteristiche dei software di Project Management?

E,  quali sono i migliori strumenti software di Project Management?

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