To Do List: come aumentare la tua produttività personale

To Do ListTi senti spesso sormontato dal lavoro che devi svolgere e ti ritrovi a non rispettare le consegne? A volte ti dimentichi delle cose importati che devi fare e ti ritrovi sollecitato dai tuoi colleghi? La tua giornata dovrebbe essere molto più lunga per portare a termine tutto e ti senti frustrato dal fatto che quando vai a dormire ti sembra di non aver combinato nulla?

Se anche tu ti sei ritrovato in una delle domande allora quello di cui hai bisogno è una To Do List o lista delle cose da fare. Hai bisogno di fare l’elenco delle cose che vuoi portare a termine, ordinarlo mettendo prima le cose più importanti secondo la legge di Parkinson in modo da finire per primi i compiti che richiedo più attenzione e lasciare il resto per dopo.

Se vuoi superare la condizione di sovraccarico di lavoro e di impegni che riempiono le tue giornate allora la To Do List è lo strumento semplice, veloce ed efficace che ti permetterà di migliorare la tua vita. Probabilmente ti capita di finire le giornate pensando che non hai combinato niente, che hai sprecato il tuo tempo in cose inutili e che hai ancora un sacco di cose da fare che si stanno accumulando sempre di più. Questa condizione aumenta il tuo livello di stress, ma con la To Do List potrai sperimentare uno stress più basso, maggior sicurezza e consapevolezza che non hai dimenticato nulla di importante. Inoltre se imparerai a dare la giusta priorità alle cose impiegando la matrice di Eisenhower focalizzerai maggiormente le tue energie ed il tuo tempo sulle attività a vero valore aggiunto, quindi sarai più produttivo e maggiormente considerato dai tuoi colleghi.

Se sei uno studente e ti sembra di avere sempre un sacco di tempo per preparare gli esami, ma poi finisci sempre con il dover rincorrere il programma all’ultimo minuto dovendo sacrificare i tuoi momenti di svago, con la To Do List scoprirai un sistema per vivere meglio e più a pieno le tue giornate.

La To Do List è lo strumento più semplice ed efficace per aumentare la tua produttività personale. Semplice perché non ti servono strumenti complicati per realizzarla, efficace perché ti permette di liberare la mente ed ottenere quello che desideri: ecco come realizzarla!

Fare la lista delle cose, dar loro una priorità e seguirla sembra una cosa banale, ma potrebbe sorprenderti sapere quante persone, anche a livelli importanti dei grandi aziende, falliscono in questo semplice compito.

Come tutti gli strumenti per essere efficace deve essere sviluppato ed usato correttamente, ecco i 7 passaggi fondamentali che ti permetteranno di usare nel modo migliore la To Do List ed aumentare la tua produttività personale:

  1. Elenca le attività. Prendi un foglio bianco ed inizia ad elencare tutte le attività che vorresti svolgere o che devi necessariamente fare per esempio per il tuo lavoro o per la tua salute. Elenca ogni cosa piccola o grande. Molte persone mi chiedo cosa mettere nella To Do List: tutto! L’unica eccezione può essere un’attività routinaria che non necessita di particolare attenzione per esempio puoi saltare “alzarsi, lavarsi e fare colazione”, ma potrebbe essere importate mettere buttare la spazzatura perché non è un’azione fai tutti i giorni e se ti dimentichi di farlo anche oggi potrebbe essere un problema per la salubrità della tua casa. Quindi, metti per prime nella lista le cose che non sono ancora routine e se hai un obiettivo di lungo termine tieni presente che un buon metodo per non procrastinare e raggiungere gli obiettivi prefissati è rendere le attività un’abitudine
  2. Suddividi le attività. Se necessario suddividi le attività in attività più piccole, soprattutto se pensi che non siano realizzabili nell’arco di una giornata normale. Un elefante si mangia a piccole fette, va bene non procrastinare, ma devi essere realistico nella stesura della tua lista.
  3. Dai la giusta priorità. Seleziona quali attività svolgerai per prime perché più importanti o più urgenti. Cosa metteresti per prime tra attività importanti ed attività urgenti ma non importanti? Se hai risposto la seconda o se vuoi un suggerimento su come dare il giusto ordine alle tue attività, ti suggerisco di usare la matrice di Eisenhower.
  4. Spunta le attività svolte. Ogni giorno spunta i punti della tua lista e ti sentirai orgoglioso della tua capacità di completare i tuoi obiettivi. Questo passaggio per quanto banale è fondamentale perché ti darà molta energia per portare a termine le successive attività della tua lista.
  5. Stabilisci un tempo per l’esecuzione delle attività, in questo modo avrai più possibilità di portare a termine i tuoi obiettivi del giorno. Spesso infatti le persone pensano che la giornata non finisca mai o, semplicemente la riempiono al massimo perché non si impongono un tempo per finire quello che stanno facendo. I motivi sono molteplici, dalla ricerca del perfezionismo del quale dovresti liberarti ad uno dei tipi di procrastinazione che possono avere. Vorresti sapere che tipo di procrastinatore sei?
  6. Libera la mente. Mentre stai lavorando o studiando ti possono venire in mente altre cose da fare. Non provare a ricordarle a memoria, ma libera la mente e scrivile sulla tua To Do List in un’area dedicata al “mi piacerebbe fare” o “nuove attività”.
  7. Controlla la tua lista. La To Do List è il tuo compagno della giornata che ti aiuta e ti guida facendoti rimanere più focalizzato, per cui, dopo che l’hai scritta non lasciarla nel cassetto, ma tienila con te sulla scrivania. Controlla la tua lista con cadenza regolare cercando di non farti assorbire dagli eventi imprevisti che accadono durante la giornata. A fine giornata controlla la To Do List e preparati per il giorno successivo mettendo in ordine le attività da fare, evidenziando quelle in ritardo, ed introducendo eventuali nuove attività che ti sei appuntato.

Ti chiederai cosa serve per fare la To Do List, fondamentalmente un pezzo di carta ed una penna! Per agevolarti abbiamo preparto un piccolo template che puoi scaricare dal sito e stampare, ma ci sono anche diverse applicazioni per la produttività personale che permettono di realizzare le To Do List tra cui molte gratuite.


Foto di forgottenheritage.co.uk / CC BY

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