La scelta del software o della piattaforma software spesso ci coglie impreparati. Alcuni ricorrono a cercare il software più costoso, altri quello più famoso, altri ancora si affidano all’esperienza del collega, alle scelte fatte da altre note aziende o al consulente di turno che solitamente tende a mostrarci sempre il meglio del suo prodotto ed a nascondere i lati oscuri che tanto sistemerà abilmente con un uno sviluppo ad hoc non certo esente da costi.
La domanda a cui vogliamo rispondere in fondo sembra banale.. c’è Microsoft Project (MS Project) che ci permette di gestire i task, di fare diagrammi di Gantt e di Pert, di gestire le risorse e fare la consuntivazione. Purtroppo la gestione del progetto è ben altro e senza “il sistema di Project Management” non si va molto lontano.
Diciamo subito che il software perfetto non esiste così come non esiste il migliore software di Project management in assoluto. Invece esiste sicuramente il software di Project Management più adatto alle nostre esigenze!
Principali caratteristiche dei software di Project Management
Siamo abituati a pensare ai software di Project Management come a quei prodotti che ci permettono di disegnare un Gantt e di tenere sotto controllo le scadenze. Il software di Project Management è assolutamente inutile (mi sento di dire che è quasi di intralcio) senza un Sistema di Project Management oltre al fatto che non necessariamente dobbiamo disegnare un Gantt. Infatti, ci sono alcuni settori in cui si è chiamanti a realizzare progetti per la costruzione di qualcosa di molto lungo (autostrade, ferrovie, ponti, tunnel ecc..) in termini fisici e non necessariamente temporali. In questi casi diventa preponderante per capire come avanzano i lavori, non solo l’esecuzione dei task ma proprio i metri lineari che stiamo sviluppando! In questi casi ci vengono in aiuto dei software di collocazione temporale per la pianificazione e la gestione di progetti di costruzioni lineari ed infrastrutture sviluppati per migliorare la visualizzazione dei compiti ripetitivi durante la pianificazione e la gestione di grandi progetti. Uno tra i più noti prodotti in commercio è TILOS.
Un fattore basilare nella scelta del software di Project Management è quello del numero di attività e risorse che devono essere gestite. Al crescere del numero di attività (decine, centinaia o migliaia), si deve necessariamente passare da strumenti Open e Free a veri a strumenti molto più solidi, strutturati e che permettano la gestione integrata dei progetti.
Gartner Magic Quadrant sviluppa delle analisi sempre aggiornate sui singoli settori, fornendo un’ampia visione delle relative dei concorrenti del mercato. Attraverso una rappresentazione grafica di un insieme uniforme di criteri di valutazione, il Gartner Magic Quadrant aiuta a capire velocemente come sono posizionati i vari fornitori rispetto a quanto da loro dichiarato.
Per quanto riguarda i Tool di Project Management e di Project Portfolio Management è possibile ricavare un quadro di riferimento all’indirizzo Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management.
Un altro autorevole quadro di riferimento è fornito dal PMI che ha redatto un’indagine sulle impressioni dei project manager relativamente ai software di Project Management “PMI’s Project Management Software Survey”. La ricerca mette a confronto moltissimi pacchetti software ed analizza la soddisfazione rispetto ai criteri di funzionalità, automazione, scheduling, chart, preporting, ecc.
Il PMBOK Guide definisce 42 processi che confluiscono in 5 gruppi di processi di base e 9 aree di conoscenza che sono tipicamente presenti in tutti i progetti:
- I 5 gruppi di processi base sono:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e Controllo
- Conclusione
- Le 9 aree di conoscenza sono:
- Project Integration Management
- Project Scope Management
- Project Time Management
- Project Cost Management
- Project Quality Management
- Project Human Resource Management
- Project Communications Management
- Project Risk Management
- Project Procurement Management
Pensare che esista un software di Project Management in grado di gestire tutti questi elementi seppur limitatamente ai progetti (oggi nessuno pensa di gestire i costi aziendali con un software di Project Management) è poco realistico, soprattutto perché i software in commercio sono prodotti che devono adattarsi a tutte le esigenze e sempre più frequentemente tendono a focalizzarsi su funzionalità specifiche.
Generalmente, però, tutti i software di Project Management oggi possiedono le principali caratteristiche sopra elencate, e si differenziano per la potenza di calcolo o per la raffinatezza degli algoritmi. Bisogna inoltre sfatare il mito che i software poco costosi o gratuiti non sono in grado di competere con quelli più costosi e blasonati, infatti non bisogna dimenticare che un sistema aziendale di Project Management non deve essere giudicato dagli strumenti software a supporto, ma dalla procedure e dagli uomini che lo utilizzano.
Di seguito ci contriamo sulle principali funzionalità: Project Scope Management, Project Time Management e Project Resource Management.
Software di Project Management e Time Management
Storicamente il Project Management si è sviluppato per gestire la risorsa tempo, che spesso, ancora oggi, risulta essere uno degli elementi più importanti, infatti, il tempo non si gestisce, si usa!
Agli inizi del ‘900 l’ingegnere Henry Laurence Gantt (Contea di Calvert, 20 maggio 1861 – Pine Island, 23 novembre 1919) ideò uno strumento grafico per rappresentare sull’asse temporale le attività di un progetto. Questo strumento venne impiegato per la realizzazione di importanti opere strutturali già nella prima metà del secolo scorso. Nel corso degli anni gli strumenti si sono affinati e si è passati da una mera grafitazione delle attività a dei software che gestiscono modelli (reticoli logici) e metodi (algoritmi Cpm, Pert).
Software di Project Management e Scope Management
Per quanto possa sembrare strano il PMI indica fra le maggiori cause di fallimento di un progetto la scarsa chiarezza degli obiettivi. Standish Group ha rilevato nella ricerca “Decision Time: Part 1” che il 22% dei progetti fallisce per la poca chiarezza, l’incompletezza e la modifica dei requisit.
Ne deriva che una buona gestione dello Scope Management, inteso come definizione dell’ambito dei contenuti del progetto, è un elemento fondamentale sul quale costruire un sistema aziendale di Project Management. Gli output principali sono solitamente il Project Chart e la WBS (Work Breakdown Structure).
Il Project Chart o Scheda di Progetto è difficilmente standardizzabile e solitamente si ricorre a dei link ipertestuali a documenti esterni. Questa funzionalità è solitamente presente su tutti i software di Project Management più moderni.
Un buon software di Project Management dovrebbe gestire più BS (Break Structure). Solitamente tra queste ci sono:
- PBS – Project Breakdown Structure, che è la WBS primaria del progetto o la visione del progetto dal punto di vista fisico (quali funzioni vengono assolte dalle varie parti del prodotto)
- ABS – Activity Breakdown Structure, che rappresenta il progetto dal punto di vista della tipologia delle attività
- OBS – Organization Breakdown Structure, che rappresenta il progetto da un punto di vista organizzativo, permettendo di individuare persone ed enti coinvolti
- CBS – Cost Breakdown Structure, che rappresenta il progetto dal punto di vista della scomposizione dei costi
Alcuni software consento inoltre di avere diverse viste della stessa BS, permettendo al di gestire informazioni diverse per l’azienda e per il cliente.
Esiste poi la possibilità di gestire delle Sovra Strutture o meglio di raccogliere i progetti e scomporli per area o per obiettivi.
Riepilogando possiamo dire che dal punto di vista dello scope management i software possono essere catalogati in:
- Gestori di una o più Breakdown Structure
- Gestori di Sovra Strutture per l’aggregazione dei dati di più progetti
- Gestori di BS e Sovra Strutture come entità a se stanti e non come semplici proprietà dei task, con evidenti semplificazioni e maggiore semplificazione
Oggi per aziende di medie o grandi dimensioni, spesso con dislocazioni fisiche sparse per il mondo si rende sempre più necessario dotarsi di strumenti che abbiamo le funzionalità 2 e 3, che consentono anche di rispondere alle diverse esigenze di aggregazione delle informazioni da fornire.
Software di Project Management e Human Resource Management
Senza entrare nel dettaglio delle possibili organizzazioni a supporto di un progetto (Matrice Forte, Matrice Debole, Task Force) possiamo dire che spesso le risorse necessarie ad un progetto sono trasversali all’organizzazione e diventa molto importante pianificare prima a livello aggregato e poi a livello di dettaglio le risorse assegnate.
Solitamente il Project Manager esprime la richiesta di una o più risorse umane per le attività del progetto. Questa richiesta è generalmente una stima generica di ore o giorni, eventualmente con il dettaglio delle abilità o del ruolo aziendale richiesto. I responsabili dei Centri di Costo coinvolti assegnano quindi le persone specifiche e comunicano la scelta al Project Manager.
Per la mia esperienza l’aspetto dell’allocazione delle risorse umane è uno dei più critici ed anche i software più noti sono spesso carenti di funzionalità avanzate. Tra gli elementi più rilevanti ci sono:
- La possibilità di gestire le skill, o meglio di assegnare più o meno ore di lavoro a seconda delle capacità ella risorsa che lo esegue
- La centralizzazione delle informazioni relative alle richieste delle risorse
- La gestione dei dati in ambiente multiprogetto
- La gestione di un pool di risorse allocato su più progetti e più livelli
- La possibilità di interfacciare la pianificazione delle attività con Outlook o Lotus permettendo ad ogni risorsa di effettuare il rendiconto delle attività assegnate o di comunicare eventuali ritardi
Esistono dei software per i quali le funzionalità di Project Resource Management sono state maggiormente sviluppate a discapito delle altre. Pensare che esista un software che permetta di integrare tutte le funzioni al massimo delle potenzialità è purtroppo una vana speranza, tuttavia, alcune funzioni possono ormai essere migliorate o implementate anche con sviluppi successivi ad hoc.
Abbiamo quindi visto quali sono le caratteristiche di un buon software di Project Management, ma cosa offre il mercato? Quali sono i migliori software di Project Management?