Importanza - urgenza e la matrice di Eisenhower

A tutti capita di non saper decidere quale cosa fare prima di un’altra, specialmente sul posto di lavoro ma anche nella vita privata. A chi non è mai capitato di fare urgentemente cose che non avevano alcuna importanza, infatti molto spesso il nostro tempo è controllato dalle cose che sono urgenti ma che non sono importanti perché diamo più valore alle cose urgenti anche se non importanti, piuttosto che a quelle importanti ma non urgenti.
Esiste uno strumento molto semplice che ci aiuta ad assegnare le priorità alle attività che abbiamo in carico, in modo da individuare quali devono essere fatte per prime e quali sono quelle che servono di più.

Questo strumento è la matrice importanza – urgenza, o matrice di Eisenhower.
Questa matrice può essere utilizzata come supporto alle decisioni da prendere, poiché ci aiuta a capire cosa fare e quando farla.

Eisenhower scrisse:

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Vediamo e analizziamo assieme la matrice di Eisenhower.

Dallo schema risultano quattro situazioni che possiamo incontrare durante le nostre giornate:

Importante ed Urgente: emergenza
Importante e Non urgente: miglioramento
Non importante ed Urgente: delega
Non importante e Non urgente: spreco.

Analizzando i 4 quadranti per ordine l’importanza, abbiamo:

Q1 -> Nel caso 1 non hai nessuna possibilità di scelta, l’unica cosa possibile è agire, correre. Esempi: progetti in scadenza o già scaduti, problemi pressanti, situazioni urgenti o emergenze da risolvere. Sono attività da fare subito e se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1, significa che sono gli impegni a gestire il tuo tempo e le tue giornate.
Q2 -> Nel caso 2 ci stanno le attività caratterizzate dalla non urgenza, ma comunque importanti, che ti permette di pianificarle, di schedularle e di dedicarci il giusto tempo. Esempi: progetti a medio e lungo termine, progetti di miglioramento, nuove strategie. Queste attività sono quelle che realizzano gli scopi del tuo lavoro e del business della tua organizzazione (Azienda). Più tempo occupi nel quadrante Q2 e migliore sarà la qualità della tua vita e del tuo lavoro.
Q3 -> Nel caso 3, poiché c’è solo il criterio temporale, puoi delegare ad altri oppure capire se è possibile rimandare a quando sarai più libero, magari a fine giornata. Esempi: attività richieste dagli altri, lettura di e-mail o telefonate non fondamentali. Se passi il tuo tempo nel quadrante Q3 significa che dai spazio alle cose che distraggono la tua attenzione dalle cose importanti e ti occupi delle urgenze degli altri, non avendo tempo per te.
Q4 -> Nel caso 4, poiché la cosa non ha né importanza né urgenza, non devi prendere in considerazione alcuna attività, al limite puoi delegarla ad altri (per eccesso di scrupolo), poiché è meglio eliminare quello che non serve. Esempi: attività banali, attività piacevoli che potrebbero essere rinviate o ridotte, riunioni a cui siamo invitati ed in cui si tratteranno argomenti che non ci interessano o su cui non possiamo dare alcun contributo. Se passi buona parte del tuo tempo nel quadrante Q4 significa che stai sprecando il tuo tempo e rimpiangerai di non aver fatto cose più importanti.

La maggior parte di noi tende a dare più valore alle cose urgenti anche se non importanti che a quelle importanti ma non urgenti, perché utilizziamo il tempo come criterio di scelta. Ciò significa che occupiamo buona parte del nostro tempo nei quadranti Q1 e Q3.

Spesso diamo troppo valore alle cose che stanno nel settore Q4, magari perché queste cose sono facili da fare, usuali e quindi le consideriamo punti da smarcare prima possibile, così da non doverci più pensare per il resto del tempo. Però, così facendo ci facciamo distrarre da esse sprecando il nostro tempo e le nostre energie, proprio nei momenti in cui potremmo dedicarci a cose molto più importanti. Infine, non è facile delegare agli altri.

Un metodo per organizzarsi bene
Un buon modo per organizzare bene il proprio tempo è utilizzare la matrice come segue:

Realizzare l’elenco delle cose da fare
Ordinare le cose per importanza, dimenticando il tempo
Solo dopo assegnare il criterio del tempo, ossia definire l’urgenza
Infine agire.

L’obiettivo di ciascuno di noi è riuscire ad occupare il quadrante Q2 per una buona parte del nostro tempo, schedulare il tempo da dedicare a queste attività e proteggerle dalle interruzioni.
La matrice importanza – urgenza ti aiuta a massimizzare il tempo che passi a svolgere le attività del Quadrante Q2.

Se riesci a farlo, ridurrai il tempo passato nel quadrante Q1, ossia passato a gestire le emergenze, perché molte di queste attività potrai gestirle meglio e completarle quando sono ancora nel Quadrante Q2.

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