Un bravo manager, per gestire e guidare al meglio le proprie persone, deve adottare diverse tecniche e metodologie che vanno dalla comunicazione, agli incontri di routine o agli incontri straordinari, e molto altro ancora.
In questo articolo vogliamo descrivere un metodo che prevede un incontro periodico tra manager e collaboratore, nel quale il manager pone delle specifiche domande il cui scopo è comprendere meglio le necessità e conoscere i punti di forza del collaboratore.
Le premesse
Prima di descrivere nel dettaglio come si deve svolgere questo incontro, vogliamo ricordare alcuni semplici ma basilari concetti.
La comunicazione
Nel gestire le persone, la prima regola da ricordare è che la comunicazione non è l’intenzione di chi parla ma è il feedback di chi ascolta.
La comunicazione è un processo circolare a due vie
EMITTENTE <—-> RICEVENTE:
- la trasmissione come attenzione a ciò che parte
- la comprensione come attenzione a ciò che torna.
Inoltre, la comunicazione è efficacie solamente quando si tengono presenti i seguenti aspetti e ci si adegua ad essi:
- il linguaggio del destinatario (persona ricevente)
- il linguaggio richiesto dall’obiettivo del messaggio che si vuol dare
- il linguaggio richiesto dall’ambiente che ci circonda.
È fondamentale sapere che la comunicazione è solo in minima parte verbale, il 90% della comunicazione è fatto dal linguaggio del nostro corpo e dal linguaggio para-verbale, come potrai approfondire in “Quello che diciamo con gli occhi e sveliamo con i sensi“.
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Scoprirai ed imparerai come fare per motivare le persone.
L’ambiente
Una buona gestione delle risorse umane prevede che venga anche predisposto un ambiente ricettivo, con un clima di fiducia e di stima, quindi è necessario che in questo ambiente il manager:
- agisca sempre in modo corretto e coerente
- mantenga le promesse e sia trasparente
- valuti non solo i risultati ma anche i metodi con cui sono stati raggiunti
- usi rispetto e cortesia con tutte le persone.
La rete
Da ricordare anche che è molto importante avere e sviluppare la capacità di fare rete con gli altri. Le relazioni devono essere costruite intenzionalmente.
Avere NETWORK aiuta a crescere e a lavorare meglio, tenendo bene a mente che un semplice metodo per migliorare è quello di studiare gli uomini migliori e le aziende imparano dai loro uomini migliori.
Il metodo
Veniamo al metodo che un buon manager deve seguire per guidare e indirizzare bene i propri collaboratori:
- fissare degli obiettivi che siano specifici, misurabili e raggiungibili
- fare delle previsioni e proiettare dei trends
- stabilire delle linee guida con criteri e regole da seguire
- fare i piani di lavoro con definizione delle priorità, responsabilità e scadenze
- definire i metodi di lavoro in modo da perseguire efficacia ed efficienza
- eseguire sempre delle valutazioni di costo e beneficio per fare le giuste scelte tra le varie alternative.
Alla base di tutto ciò vi è il presupposto che il manager conosca bene il proprio collaboratore.
Un sistema efficacie per conoscere bene i propri collaboratori è di chiedere a ciascuno di loro:
- quali pensi siano i tuoi punti di forza?
- cosa mi dici dei tuoi punti deboli?
- sei una persona che dice o una a cui bisogna chiedere?
- come posso aiutarti nel tuo lavoro?
Ma come può il manager fare tutto ciò?
Deve comunicare con i propri collaboratori, deve ascoltarli, porre loro delle specifiche domande per sapere e capire cosa e come pensano. Tutto ciò lo può fare organizzando degli incontri specifici con loro.
Svolgimento dell’incontro tra manager e collaboratore
Una tecnica molto utile e valida per guidare e motivare i propri collaboratori consiste nell’organizzare degli incontri con la singola persona il cui scopo è:
- conoscere i suoi punti di forza
- conoscere le sue necessità
- far conoscere gli obiettivi.
Questo incontro deve essere guidato dal manager ponendo le seguenti tre domande:
- quali attività hai intrapreso?
- che cosa hai imparato o cosa hai scoperto?
- quali relazioni hai creato?
Trascorsa una decina di minuti, l’incontro deve essere orientato verso il futuro, e il manager deve porre queste domande:
- qual è il tuo principale obiettivo nei prossimi 6 mesi?
- cosa pensi di imparare nei prossimi 6 mesi?
- quali nuove relazioni intendi costruire e quali intendi rafforzare?
Se l’incontro è di tipo avanzato, il manager deve anche porre altre 5 domande per la scoperta della carriera:
- come descriveresti la tua riuscita nell’attuale ruolo?
- quali sono le cose in cui sei veramente bravo?
- quale aspetto del tuo ruolo ti piace di più e perché?
- in quale aspetto del tuo ruolo ti trovi maggiormente in difficoltà?
- qual è il ruolo che ti piacerebbe ricoprire e perché?
Quando fare l’incontro
L’incontro tra il manager ed il collaboratore deve essere fatto qualche settimana dopo l’assunzione del collaboratore o dopo l’assunzione della nuova responsabilità.
Poi deve essere fatto periodicamente, indicativamente ogni anno, e il manager deve dedicare circa un’oretta con il proprio collaboratore.
Ricorda che questo incontro non è quello relativo alla valutazione delle performances del collaboratore ed è bene che i due incontri si svolgano in periodi ben distinti.
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