Ci sono moltissime cose che devi fare e moltissimi modi per tenere traccia di queste stesse cose, dalla semplice lista cartacea alle più sofisticate applicazioni per smartphone e PC. È sufficiente controllare sul Play Store di Google o sull’App Store di Apple per capire che il numero di applicazioni disponibili per gestire una To Do List sono veramente tantissime, nell’ordine delle migliaia!
Abbiamo già visto come la To Do List sia uno strumento in grado di aumentare la tua produttività personale e quali sono i passi per usare in modo efficace questo strumento, ora cerchiamo di andare oltre e di capire quali sono i metodi per tenere traccia delle attività, ogni uno con i suoi pro ed i suoi contro.
Su alcuni di questi metodi sono stati scritti interi libri, tanto che potresti pensare che alla fine è meglio tenere tutto a mente ed abbandonare l’impresa. Ma questa non è la soluzione! In questo articolo cercheremo di esplorare i metodi più popolari per gestire le attività di modo che tu possa scegliere quello che più ti si addice.
Infatti, non esiste un unico metodo che si adatta a tutte le esigenze, proprio perché ogni uno di noi ha diverse modalità di rapportarsi con la realtà e diversi modi di raggiungere gli obiettivi usando i cinque sensi, vediamo quali sono:
La lista della spesa
Ci sono moltissime applicazioni per fare questo tipo di cose e la modalità di utilizzo è estremamente semplice dato che non è necessario tenere traccia di sotto attività o altri dettagli.
Non è detto che questa modalità sia quella che più ti si addice, infatti se hai la necessità di tracciare progetti più complicati, con attività legate tra loro o con scadenze a lungo termine la lista della spesa non è il modo migliore per approcciare alle tue esigenze. Se invece vuoi semplicemente ricordare le cose da fare, per esempio buttare la spazzatura, prendere i bambini a scuola, sistemare la stanza ecc. questa modalità fa decisamente il caso tuo!
La lista della spesa: pro e contro
Pro: Adatta a tracciale le attività giornaliere ed a non dimenticare le cose da fare. Le applicazioni disponibili sono molto semplici da usare e da installare.
Contro: Non adatta a tracciare grandi progetti o attività con molti dettagli concatenate tra loro.
Applicazioni consigliate: Remainders iOS, Web, Mac; Google Keep Android, Web; Google Task, Web; Clear iOS, Mac; Any.do Android, iOS, Web, Mac; Remember the Milk Android, iOS, Blackberry, Web; Wunderlist Android, iOS, Windows, Web, Mac;
Detto Fatto
Per fare un esempio di questa applicazione puoi considerare di dover scrivere una tesi. Partendo dal titolo definirai prima i capitoli, poi i paragrafi fino ai sotto paragrafi aggiungendo le note e le fonti di cui hai bisogno oltre che stabilendo il tempo per scrivere ogni parte.
Le applicazioni di questo genere permettono solitamente anche di associare documenti ed altri tipi di file ad ogni attività in modo da rendere semplice il processo di ricerca dei contenuti. L’idea base è quindi quella di avere tutte le cose che devi fare in un unico posto organizzando le liste e le relative attività categorizzate a seconda del posto o del contesto nel quale dovrai svolgerle.
Solitamente le applicazioni disponibili sono per desktop in considerazione del fatto che non è semplice scrivere tutti i dettagli di progetti complicati usando la tastiera del telefono, ma esistono anche applicazioni mobile che permettono di sincronizzare i contenuti con il PC.
Detto Fatto: Pro e Contro
Pro: Metodo adatto a tracciare progetti complessi con tanti dettagli, associando altri dati e documenti alle attività da svolgere
Contro: Può essere dispersivo e troppo complicato, soprattutto per chi non ha esigenza di gestire attività complesse e articolate
Applicazioni consigliate: Omnifocus iOS, Mac; Things iOS, Mac; Todist Android, iOS, Windows, Web, Mac; Toodledo Android, iOS, Web;
Editor di testo
Anche in questo caso esistono delle applicazioni che vengono ti possono aiutare. Le più note sono Todo.txt e Today.txt.
La prima è molto semplice e permette di creare una lista di attività per ogni file. Ogni attività può avere una priorità ed appartenere ad un progetto semplicemente utilizzando delle regole nel momento in cui si scrive.
Today.txt è ancora più semplice della precedente applicazione e mi piace particolarmente perché incorpora bene la filosofia del fare le cose, ma non a tutti i costi: il file di testo inizia con “If nothing else, today I am going to __.” (se non faccio altro, oggi faccio __.) e finisce con “If I do this and only this, it will be a good day.” (se faccio questo e solo questo, sarà un buon giorno), aumentando la tua motivazione la tua focalizzazione.
Editor di testo: Pro e Contro
Pro: Usare un editor di testo rendere il processo molto semplice e intuitivo, è gratis e permette di usare applicazioni con le quali si ha già una certa familiarità
Contro: Usare applicazioni testuali può essere noioso oltre al fatto che serve essere organizzati non avendo alcuna guida nella definizione della To Do List
Applicazioni consigliate: Todo.txt Android, iOS; Today.txt Android, iOS; Evernote Android, iOS, Windows, Web, Mac;
Il Kanban
Questo metodo è particolarmente utile se lavori con un gruppo di persone e per esempio definisci delle riunioni periodiche per capire lo stato di avanzamento dei lavori. I post-it colorati ti possono aiutare per tracciare le attività delle diverse persone oppure per suddividere le tue a seconda della tipologia o del luogo nel quale le vuoi svolgere.
Anche in questo caso sono disponibili delle applicazioni che puoi usare sia sullo smartphone che sul desktop sincronizzandoli.
Kanban: Pro e Contro
Pro: Con il Kanban hai una chiara rappresentazione di cosa sta succedendo sempre di fronte a te.
Contro: Non ti è possibile gestire progetti molto complicati o attività concatenate in modo semplice ed alcuni dettagli rimangono inevitabilmente esclusi.
Applicazioni consigliate: Trello Android, iOS, Windows, Web; Leankit Android, iOS, Web; KanbanFlow Web;
Il foglio di calcolo
I fogli di calcolo sono spesso abusati ed impiagati per moti scopi per i quali non sono stati concepiti tanto che con è possibile realizzare anche Gantt con Excel. Se vuoi possono diventare anche dei potenti strumenti per creare e gestire la tua To Do List, il tutto in modo gratuito o quasi.
Con Excel o programmi similari, puoi creare un foglio per ogni progetto o differenti tipi di attività. Per esempio puoi usare un foglio per le attività lavorative ed uno per quelle personali, colorando le celle nel modo che più preferisci ed aggiungendo quanti dettagli vuoi semplicemente inserendo altre colonne.
Come con le applicazioni testuali puoi gestire il foglio di calcolo come più ti piace con il vantaggio ulteriore di utilizzare un’applicazione che ti è già familiare. È inoltre possibile trovare in rete molti template già pronti all’uso. Noi ti proponiamo il template di iWolm per la To Do List.
Foglio di Calcolo: Pro e Contro
Pro: Metodo con il quale si possono usare strumenti familiari e versatili
Contro: Le funzionalità sono limitate e bisogna avere una conoscenza almeno basilare dei fogli di calcolo
Applicazioni consigliate: Microsoft Office, Office per mac, OpenOffice, LibreOffice, FreeOffice, IBM Lotus Symphony, Microsoft Office Online, Google Documenti
Gruppo di lavoro
La To Do List non serve solo per gestire le attività personali, ma anche quelle di un gruppo di lavoro. Per esempio nella realizzazione di un progetto di scrittura di un libro o di realizzazione di un sito web potrebbero essere coinvolte più persone, ogni una con le proprie attività ed i propri compiti da svolgere. Nella ristrutturazione di una casa è necessario coinvolgere più imprese ed ogni impresa hai i suoi tempi e le sue attività, oltre che i propri commenti da condividere con gli elementi del gruppo di lavoro. Gli esempi sono tantissimi, ma immagina la potenza di questi strumenti se il progetto deve essere gestito a distanza o se le imprese nell’esempio della ristrutturazione non possono essere sempre presenti contemporaneamente per condividere necessità, opportunità o cambiamenti al progetto!
In questo caso ci sono molte applicazioni che supportano il lavoro, dai migliori software di project management fino alle applicazioni come Trello o Wunderlist che permettono di lavorare in team.
Molte di queste applicazioni usano metodi GTD (Getting Things Done), quindi, oltre alla data di completamento dell’attività permettono di gestire anche liste multiple, sotto attività, commenti da condividere con gli utenti e progetti privati, cioè progetti relativi ad un solo utente compresi ovviamente quelli personali.
Gruppo di lavoro: Pro e Contro
Pro: Questo metodo solitamente favorisce la collaborazione e lo scambio di idee e le applicazioni sono solitamente disponibili per più piattaforme.
Contro: Le applicazioni possono essere costose, non sempre il team è pronto a gestire e condividere le proprie necessità con gli altri o vede questa attività come una perdita di tempo.
Applicazioni Consigliate: Omnifocus iOS, Mac; Things iOS, Mac; Todist Android, iOS, Windows, Web, Mac; Toodledo Android, iOS, Web;
Carta e Penna
Forse potrebbe sembrarti un metodo non molto avanzato, ma è una buona soluzione soprattutto se il telefonino ed il computer sono fonte di distrazione. Quando studi o lavori hai bisogno di concentrazione, di essere focalizzato sull’obiettivo e non di guardare WhatsApp o Facebook, per cui se tendi a distrarti facilmente questo sistema può essere una buna soluzione. Se pensi di perdere la tua To Do List puoi sempre scannerizzarla o fotografarla e salvarla nel Cloud, o semplicemente metterla sempre in bella vista sulla tua scrivania!
Carta e Penna: Pro e Contro
Pro: Questo approccio limita le tue distrazioni, è gratuito e funziona anche se non hai una connessione
Contro: Non è versatile e non incoraggia la condivisione. Non hai un backup automatico per cui se perdi la lista devi farne una nuova.
Applicazioni Consigliate: nessuna
Me lo lego al dito
Questo metodo potrebbe sembrati un po’ troppo rétro o uno scherzo, ma cambiare qualcosa nelle proprie abitudini è estremamente efficace! Ecco che un filo legato al dito o un nastro colorato attaccato al telefono possono essere dei buoni sistemi. Se vuoi essere un po’ più moderno puoi sempre cambiare lo sfondo del desktop o attaccarci un post-it digitale. Questo sistema funziona particolarmente bene non tanto per ricordarsi di fare la spesa o di buttare la spazzatura, quanto per ricordarti un cambiamento di abitudine che vuoi intraprende. Per esempio se vuoi sederti in modo corretto mentre lavori, potresti impostare lo sfondo del desktop con una foto di una persona che fa yoga oppure se ultimamente ti stai irritando troppo al lavoro potresti cambiare la password del tuo pc con “rilassato”, “respira” ed aggiungere anche un bel post-it sullo sfondo!
Me lo lego al dito: Pro e Contro
Pro: Il metodo più semplice in assoluto per ricordarsi qualcosa
Contro: Potresti dimenticare il motivo per il quale ti sei fatto il nodo al dito
Applicazioni consigliate: nessuna
Scegli il metodo che più ti si addice
Ogni metodo si focalizza su una specifica area con i relativi pro e contro. Se hai necessità di qualcosa di veloce e semplice che ti permetta di ricordare le attività principali tralasciando i dettagli, la “lista della spesa” fa il caso tuo. Se, però, hai la necessità gestire progetti complicati con sotto-attività ed aggiungere anche altri dati esterni allora dovresti orientarti sul metodo GTD.
In entrambi i casi avrai a tua disposizione diverse applicazioni e diversi strumenti informatici, ogni uno progettato per lavorare in un modo specifico.
Non esiste un metodo migliore dell’altro, ma cerca quello che ti si addice di più anche provando diverse alternative e applicazioni.
Se ti va, condividi con noi quali quale è la tua esperienza e quali sono le modalità che usi per organizzare la tua giornata, il tuo studio o il tuo lavoro!
